POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS

Para PROCESOS Y DESARROLLOS ODONTOLOGICOS COLOMBIANOS COLDENTAL SAS es fundamental la protección de los datos personales, por esta razón, ha definido la siguiente política de tratamiento de la información, la cual, tiene como objeto el cumplimiento de las disposiciones Legales, Constitucionales y Jurisprudenciales concernientes a la protección de los datos personales conforme al derecho constitucional de Habeas Data, Articulo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario No. 1377 de Junio 27 de 2013, que regula los deberes que asisten a los responsables del tratamiento de datos personales. Implementando controles de seguridad para así evitar que la información sea Sustraída, Manipulada, Suministrada y/o entregada a personal no autorizado. 

A continuación, le informamos sobre la Política de Tratamiento de la Información de los Datos Personales de PROCESOS Y DESARROLLOS ODONTOLOGICOS COLOMBIANOS COLDENTAL SAS quien ostenta la calidad de responsable de Tratamiento de los datos personales de sus empleados, contratistas, aspirantes, clientes, prospecto de clientes, usuarios, proveedores, aliados y/o terceros en general. Esta política aplica para toda la información personal registrada en cualquiera de las bases de datos de PROCESOS Y DESARROLLOS ODONTOLOGICOS COLOMBIANOS COLDENTAL SAS, y es de obligatorio y estricto cumplimiento.

ARTICULO 1: RECOPILACIÓN Y UTILIZACIÓN DE DATOS PERSONALES

Los datos que recopilamos o recopilaremos pueden incluir, sin limitarse lo siguientes: tipo y número de identificación, nombre y apellidos, género, dirección de correo electrónico, dirección postal y de domicilio, número de teléfono fijo y celular, fecha de nacimiento o rango de edad, información sobre su estado de afiliación a EPS, medicina prepagada, información crediticia y financiera, información que haya compartido con nosotros sobre usted (por ejemplo, a través de servicios de mensajería instantánea o de cualquiera de los canales habilitados por la compañía), información sobre sus familiares o acompañantes, notas e informes sobre su salud y cualquier tratamiento que proporcione el empleado. 

Si ejerce alguno de sus derechos en virtud de la Ley Estatutaria de Protección de Datos Personales (“LEPDP”), conservaremos un registro de esto y cómo respondemos. Le informamos que sus datos podrán ser capturados, almacenados, usados, procesados, suprimidos, anonimizados, disociados, transmitidos y transferidos a terceros dentro y fuera del territorio nacional, y en general procesados para llevar a cabo las finalidades que se mencionan a continuación:

ARTICULO 2: Uso de datos personales para los fines de recursos humanos: 

1. Datos personales para realizar entrevistas en procesos de selección, encuestas, evaluaciones en PROCESOS Y DESARROLLOS ODONTOLOGICOS COLOMBIANOS COLDENTAL SAS. 

2. Remitir información relacionada con PROCESOS Y DESARROLLOS ODONTOLOGICOS COLOMBIANOS COLDENTAL SAS, en relación con sus empleados, conforme la relación contractual existente.  

3. La transmisión y trasferencia de datos a terceros en los eventos en que estos sean requeridos. 

4. Notificación del cumplimiento de las obligaciones de pago a los empleados.   

5. Otras actividades que estén sujetas al desarrollo del objeto social de la compañía y en las cuales necesariamente deben ser usados los Datos Personales del titular.

6. Para cumplir con los deberes de información que deba practicar la compañía por mandato legal, por decisión judicial o de autoridad competente. 

7. Para adelantar procesos al interior de la Compañía de carácter operativo, de gestión de su personal, tecnológico, de administración de sistemas y archivo.

8. Almacenar información de contacto y perfil de todos los empleados directos e indirectos de la compañía en lo relacionado con su vinculación, ejecución de actividades y terminación de relaciones laborales.   

9. Envío de comunicaciones relacionadas con asuntos laborales y de interés de la compañía.  

10. Para el pago de nómina, obligaciones legales y extralegales.  

11. Para el cumplimiento de órdenes judiciales, que contribuyan a la buena marcha de la Administración de Justicia.

12. Realizar labores de video vigilancia que garanticen la seguridad. 

ARTICULO 3: Uso de datos personales para los fines con los proveedores y clientes

1. Realizar, a través de cualquier medio en forma directa o a través de terceros, actividades de mercadeo, promoción y/o publicidad propia o de terceros, venta, facturación, gestión de cobranza, recaudo, programación, soporte técnico, inteligencia de mercados, mejoramiento del servicio, verificaciones y consultas, control, comportamiento, hábito y habilitación de medios de pago, prevención de fraude, así como cualquier otra relacionada con nuestros productos y servicios, actuales y futuros, para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y de nuestro objeto social.   

2. Generar una comunicación óptima en relación con nuestros servicios, productos, promociones, facturación y demás actividades.   

3.  Evaluar la calidad de nuestros productos y servicios y realizar estudios sobre hábitos de consumo, preferencia, interés de compra, prueba de producto, concepto, evaluación del servicio, satisfacción y otras relacionadas con nuestros servicios y productos.   

4. Prestar asistencia, servicio y soporte técnico de nuestros productos y servicios.

5. Realizar labores de video vigilancia que garanticen la seguridad nuestra y de nuestros visitantes. 

6.  Realizar las gestiones necesarias para dar cumplimiento a las obligaciones inherentes a los servicios prestados por PROCESOS Y DESARROLLOS ODONTOLOGICOS COLOMBIANOS COLDENTAL SAS

7.  Cumplir con las obligaciones contraídas con nuestros clientes, aliados, usuarios, proveedores, sus filiales, distribuidores, subcontratistas y demás personas relacionadas directa o indirectamente con el objeto social de PROCESOS Y DESARROLLOS ODONTOLOGICOS COLOMBIANOS COLDENTAL SAS

8. Remitir información relacionada con PROCESOS Y DESARROLLOS ODONTOLOGICOS COLOMBIANOS COLDENTAL SAS, en relación con sus clientes, proveedores, accionistas, conforme la relación contractual existente.

9. La transmisión y trasferencia de datos a terceros en los eventos en que estos sean requeridos

10. Notificación del cumplimiento de las obligaciones de pago tanto a los proveedores o terceros

11. Otras actividades que estén sujetas al desarrollo del objeto social de la compañía y en las cuales necesariamente deben ser usados los Datos Personales del titular. 

12. Para cumplir con los deberes de información que deba practicar la compañía por mandato legal, por decisión judicial o de autoridad competente.

13. Con el fin de cumplir con las obligaciones tributarias y de registros comerciales corporativos y contables de PROCESOS Y DESARROLLOS ODONTOLOGICOS COLOMBIANOS COLDENTAL SAS.

14. Para adelantar procesos al interior de la Compañía de carácter operativo, de gestión de su personal, tecnológico, de administración de sistemas y archivo.   

15. Ejecutar la relación contractual existente. 

16. Notificación de pago o cancelación de obligaciones a los proveedores de la compañía. 

17. Envío de información relacionada con el desarrollo del objeto social de PROCESOS Y DESARROLLOS ODONTOLOGICOS COLOMBIANOS COLDENTAL SAS, modificaciones en políticas de compras o pago de productos o servicios.

18. Hacer efectivo el cumplimiento de la Garantía de calidad y funcionamiento a cargo de Proveedores y a favor de los clientes de PROCESOS Y DESARROLLOS ODONTOLOGICOS COLOMBIANOS COLDENTAL SAS

19. Cumplimiento de cargas y deberes tributarios de información y/o reporte.

20. Proporcionar los productos que comercializa la compañía.   

21. Usar la información con la finalidad de promocionar nuestros productos, bienes y servicios, por medios físicos o a través de nuestra página web, mensaje (SMS y/o MMS), correo electrónico, llamada telefónica, redes sociales, plataformas de envío de mensajes de audio o texto u otros medios usados para el efecto, que no impliquen poner en peligro los datos objeto de tratamiento.  

22. Realizar consulta de información financiera e historia crediticia y realizar los respectivos reportes a centrales de riesgo, cuando se cumpla con los requisitos para ello, de acuerdo, a las obligaciones de pago contraídas con la sociedad y el incumplimiento de estas.  

23. Gestionar las respectivas facturas o devolución de dineros por medio de plataformas de mensajería instantánea.

ARTICULO 4: Uso de datos personales para los fines con los Accionistas:

1. En caso de ser accionista de la compañía se dará aviso de convocatorias a las Asambleas Ordinarias y Extraordinarias de la compañía, u otro tipo de comunicaciones por parte de la administración de PROCESOS Y DESARROLLOS ODONTOLOGICOS COLOMBIANOS COLDENTAL SAS.

2. Notificación del decreto y reparto de utilidades de la compañía cuando corresponda, así como el pago de dividendos correspondiente a los accionistas de la sociedad.

3. Envío de información de interés general relacionada con la sociedad PROCESOS Y DESARROLLOS ODONTOLOGICOS COLOMBIANOS COLDENTAL SAS, en el desarrollo de su objeto social o con ocasión del contrato social y/o la administración general de la Compañía.      

ARTICULO 5: Uso de datos en E-COMMERCE

Además, cuando efectúas una compra o intentas realizar una compra a través del Sitio, recopilamos cierta información tuya, como tu nombre, dirección de facturación, dirección de envío, información de pago, incluidos números de tarjetas de crédito, débito bancario PSE, pagos en bancos pago en efectivo, etc., dirección de email y el número de teléfono. Esto se denomina Información del Pedido.

1. Comercialización de productos dentales ofrecidos por PROCESOS Y DESARROLLOS ODONTOLOGICOS COLOMBIANOS COLDENTAL SAS.

2. Guardar información personal sobre los clientes que utilicen este medio de compra.

3. Fidelizar los clientes con una facilidad de acceso a los productos ofrecidos.

4. Realizar la publicidad relacionada con los productos.

5. Recaudar información bancaria y/o transaccional sobre las ventas realizadas para emitir la factura correspondiente.

ARTICULO 6: Uso de datos personales para los fines con los visitantes:

1. Atender requerimientos de autoridades judiciales o administrativas

2. Gestionar las relaciones, derechos y deberes que se tienen con los titulares

3. Asegurar la gestión de la seguridad en nuestras instalaciones.

4. Gestionar riesgos o accidentes dentro de las instalaciones.

5. Controlar el acceso y salida de personas en las instalaciones.

6.  Realizar actividades de gestión administrativa.

7. Recibir y gestionar requerimientos sobre productos o servicios, atención a los titulares (Gestión PQR)

8. Cumplir con la atención de derechos de los ciudadanos

9. Adelantar investigaciones en caso de presentarse situaciones de riesgo o violaciones a la seguridad

ARTICULO 7: USO DE DATOS PERSONALES SENSIBLES

En los casos que sea necesario se recolectaran datos personales de carácter sensibles, respetando las garantías y derechos de los titulares de la información; el tratamiento se realizara siempre que exista la autorización previa y expresa del titular de la información, y, obedecerá al interés superior o a las garantías de otros derechos necesarios para salvaguardar el interés superior del titular de la información

ARTICULO 8: CONFIDENCIALIDAD 

Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales dentro y fuera de la compañía están obligadas a garantizar la reserva de la información inclusive después de finalizar su relación con alguna de las labores que comprenda el tratamiento. 

ARTÍCULO 9. AUTORIZACIÓN

La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de PROCESOS Y DESARROLLOS ODONTOLOGICOS COLOMBIANOS COLDENTAL SAS, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. PROCESOS Y DESARROLLOS ODONTOLOGICOS COLOMBIANOS COLDENTAL SAS, en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.

ARTÍCULO 10: DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

PROCESOS Y DESARROLLOS ODONTOLOGICOS COLOMBIANOS COLDENTAL SAS tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 del 27 de Junio de 2013 sobre protección de datos personales.

ARTICULO 13: PERSONAS A LAS QUE SE LES PUEDE SUMINISTRAR INFORMACIÓN

La información que reúna las condiciones establecidas en la presente política podrá suministrarse a las siguientes personas:

1. A los titulares de la información, sus causahabientes o sus representantes legales en caso de que sea un menor de edad,

2. A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial,

El oficial de datos de PROCESOS Y DESARROLLOS ODONTOLOGICOS COLOMBIANOS COLDENTAL SAS es el encargado de recibir las peticiones, consultas y reclamos del Titular de los Datos Personales relacionados con sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el Dato Personal y revocar la Autorización. Así mismo velará por la oportuna y adecuada respuesta que emita cada una de las áreas de PROCESOS Y DESARROLLOS ODONTOLOGICOS COLOMBIANOS COLDENTAL SAS a las solicitudes, consultas y reclamos de los Titulares de los Datos.  

Los derechos de consulta y reclamo podrán ser ejercidos así: 

• A nombre propio: Puede ejercer su derecho directamente, siempre y cuando acredite su identidad, realizando la consulta o reclamo en relación con los datos almacenados en nuestras bases de datos y/o archivos. Tendrá derecho a conocer, actualizar, acceder, rectificar, suprimir, solicitar prueba de autorización otorgada, ser informado respecto del uso de sus datos y revocar la autorización otorgada.

• A través de apoderado: Puede ejercer su derecho a través de apoderado, quien deberá acreditar tal calidad. Para estos efectos, debe adjuntar el poder autenticado con la solicitud. Si se llegare a presentar la solicitud por parte de una persona que no fuese el titular de la información personal, sin cumplir con la presentación del documento idóneo que sustente la representación, ésta se tendrá como no presentada y no se dará respuesta a dicho requerimiento.

• Ejercicio del derecho de menores de edad: Los menores de edad deberán ejercer su derecho de Habeas Data a través de quien acredite su representación legal.

ARTICULO 15: CANALES PARA LA RECEPCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

Los canales de recepción, atención y respuesta de las peticiones, consultas o reclamos dispuesto por PROCESOS Y DESARROLLOS ODONTOLOGICOS COLOMBIANOS COLDENTAL SAS son los siguientes: 

• Domicilio: Cl 125 # 20 59 lc 103, Bogotá, Cra 100 # 11 60 lc 203A, Cali, Cra 43A # 1A sur 267 Of 201.Medellín, 

• Teléfono: 3003222008 – 3004631647 - 300 614 3939

• Correo electrónico: secretariamedellin@coldental.com

ARTICULO 16: PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA

En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, PROCESOS Y DESARROLLOS ODONTOLOGICOS COLOMBIANOS COLDENTAL SAS presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos.

Para la radicación y atención de su solicitud le requerimos suministras la siguiente información:

1. Nombres completos y apellidos

2. Número de identificación

3. Datos de contacto (dirección y/o correo electrónico y teléfonos de contacto)

4. Medios para recibir respuesta a su solicitud

5. Motivos, hechos que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información)

El termino máximo previsto por la Ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho termino el Responsable del tratamiento informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio.

ARTICULO 17: TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES A TERCEROS 

No entregaremos sus datos personales a otras entidades sin antes obtener su previo consentimiento, salvo que: 

• La transmisión de sus datos fuese necesaria para la prestación efectiva y cumplimiento de nuestras obligaciones contractuales; 

• Exista su autorización expresa y brindada para hacerlo;

• Sea necesaria para permitir a los proveedores, contratistas o colaboradores prestar los servicios encomendados; 

• Sea requerido o permitido por la ley.

Sin perjuicio de lo anterior, para realizar una transmisión de sus datos personales a terceros encargados ubicados en Colombia o en el exterior, debe existir (i) una autorización previa, expresa e informada por parte suya, o (ii) un contrato de transmisión de datos personales que contenga, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.2.2.25.5.2. del Decreto 1074 de 2015 por lo menos lo siguiente: 

• Los alcances de la obligación del encargado para el tratamiento de datos personales. 

• Las actividades que el encargado deberá realizar por nuestra cuenta para el tratamiento de los datos personales. 

• Las obligaciones del encargado con respecto al titular y nosotros. 

• La obligación del encargado de dar cumplimiento a las obligaciones contempladas en el aviso de privacidad y el manual interno de políticas y nuestros procedimientos.

• La obligación del encargado de realizar el tratamiento de los datos personales de acuerdo con las finalidades autorizadas por los titulares y con legislación aplicable. 

• La obligación del encargado de dar tratamiento, por cuenta del responsable, a los datos personales conforme a los principios que los tutelan

• La obligación del encargado de salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contenga datos personales. 

• La obligación del encargado de guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales.

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, PROCESOS Y DESARROLLOS ODONTOLOGICOS COLOMBIANOS COLDENTAL SAS adoptara las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

ARTÍCULO 19: VIGENCIA DE LA POLITICA

La presente política rige a partir de la fecha de su publicación. Lo no previsto en la presente política se reglamentará de acuerdo al Régimen General de Protección de Datos Personales vigente en Colombia.