POLÍTICA DE DEVOLUCIONES, REEMBOLSOS Y GARANTIAS

Para asegurar que nuestros dispositivos y equipos cumplan con las especificaciones y funcionalidades, certificamos que todos nuestros productos han pasado por procedimientos internos de inspección y control de calidad. Estos procesos se realizan en estricto apego a lo establecido en la Resolución 4002 de 2007, emitida por el Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos (INVIMA) para garantizar la calidad y seguridad de los dispositivos médicos, asegurando así la confianza que nuestros clientes depositan en cada uno de nuestros productos.

El presente documento tiene como objetivo establecer los lineamientos para la gestión de devoluciones y garantías de los productos comercializados por PROCESOS Y DESARROLLOS ODONTOLÓGICOS COLOMBIANOS COLDENTAL S.A.S.

1. Tenga en cuenta las siguientes condiciones para presentar su solicitud de Devolución:

• Revise minuciosamente todos los dispositivos y equipos médicos al momento de la entrega.
• No acepte cajas averiadas, golpeadas, abiertas, productos sin empaque o con indicios de saqueo. Si, a pesar de ello, decide recibir el envío, es indispensable dejar constancia escrita de todas las anomalías y el estado del empaque en la guía de la transportadora. Esta constancia será fundamental para cualquier reclamación posterior.
• Reporte cualquier novedad (daño en transporte, cantidad incorrecta, referencia errada) en un período máximo de tres (3) días hábiles posteriores al recibo de la mercancía. Puede comunicarse al correo contacto@coldental.com o directamente en la sede de COLDENTAL S.A.S
• Es crucial conservar el empaque original del dispositivo o equipo durante todo el período de garantía. En caso de requerir transporte a las instalaciones de COLDENTAL S.A.S. para garantía o devolución, el producto debe devolverse con su empaque original para su correcta protección.

2. Causales y Tipos de Devolución / Garantía

COLDENTAL S.A.S. gestionará las devoluciones y garantías bajo las siguientes causales:

2.1. Garantía Legal (Por defectos de calidad, idoneidad o seguridad):

• Cuando el producto presenta fallas o defectos de fabricación, calidad, idoneidad o seguridad que afecten su correcto funcionamiento o sus características esperadas. lo anterior previa comprobación de nuestro grupo de dirección técnica.
• La garantía será de dos (2) meses contados a partir de la entrega del producto para equipos y dispositivos médicos duraderos.
• Para iniciar el proceso, el cliente debe enviar el producto a las instalaciones de COLDENTAL S.A.S que corresponda.
• Nuestro equipo de dirección técnica realizará una evaluación del producto.
• Si la garantía es validada, COLDENTAL S.A.S. enviará el artículo de reemplazo sin costo adicional al cliente.
• Opciones del Consumidor (tras la validación del defecto): El cliente podrá elegir entre:
  • El cambio del producto por uno nuevo de las mismas características.
  • La devolución del dinero pagado.

2.2. Derecho de Retracto (Para Compras No Presenciales o a Distancia):

• Exclusivo para ventas realizadas a través de internet, telemercadeo o cualquier método de venta a distancia.
• El cliente tiene cinco (5) días hábiles contados a partir de la entrega del producto para ejercer este derecho.
• El producto debe ser devuelto a COLDENTAL S.A.S. en las mismas condiciones en que lo recibió: sin uso, sin abrir (si viene sellado), completo, con todos sus empaques originales, sellos, etiquetas, manuales y accesorios. No debe estar adulterado o violentado.
• Los costos de transporte para la devolución del bien (desde el cliente hasta COLDENTAL S.A.S.) serán asumidos por el cliente.
• COLDENTAL S.A.S. reembolsará el valor pagado por el producto en un plazo máximo de treinta (30) días calendario contados desde que el cliente ejerció válidamente el derecho de retracto.
• Se podrá aplicar costos por comisiones o costos bancarias que den lugar.
• Este derecho no aplica para productos que por su naturaleza no puedan ser devueltos, o que puedan deteriorarse o caducar rápidamente, o que sean bienes de uso personal o personalizados.

2.3. Error en la toma del pedido o despacho del producto:

• Error en el artículo enviado (equivocación de referencia)
• Error en la toma del pedido, digitación o liquidación por parte de COLDENTAL S.A.S.
• Mal despacho o discrepancia entre lo facturado y lo entregado.
• Productos con daños o averías originados durante el transporte, si se dejó constancia en la guía de la transportadora al recibirlos.
• Productos que presentan faltantes en sus componentes o accesorios al ser recibidos.
• Plazo de Reporte: El reporte de estas novedades debe realizarse en un período máximo de tres (3) días hábiles contados a partir del recibo de la mercancía.
• El producto debe ser devuelto completo, idealmente en su empaque original si este no fue afectado por el error de despacho o daño en transporte. No debe evidenciar uso o manipulación posterior al momento del reporte.
• El costo del flete para la devolución de la mercancía será asumido por COLDENTAL S.A.S.

2.4. Devoluciones Voluntarias por Error del Cliente:

• Cuando el cliente desea devolver un producto funcional y sin defectos debido a un error en su orden de compra o una equivocación propia.
• El plazo máximo para solicitar este tipo de devolución es de tres (03) días calendario a partir de la fecha de entrega del producto.
• El producto debe estar sin usar, sin abrir (si aplica), completo, en perfecto estado para su reventa, sellado, con empaques, manuales y accesorios originales. No debe estar adulterado o violentado.
• Los costos de transporte para la devolución serán asumidos por el cliente.
• Se descontarán del reembolso (En caso de solicitud) las comisiones bancarias y los costos de flete incurridos.
• Exclusiones: No se aceptarán devoluciones de productos por motivo de baja rotación del cliente, productos personalizados, o productos que ya hayan sido empezados o abiertos (así sea levemente), salvo que aplique alguna de las causales de Garantía Legal.

3. Procedimiento para Radicar sus Solicitudes

Para cualquier tipo de solicitud (Devolución, Reembolso, Garantía, Cancelación), siga estos pasos:

1. Comunicación Escrita: Envíe un correo electrónico a contacto@coldental.com.
2. Asunto del Correo: Indique claramente en el asunto: Tipo de Solicitud - Número de Factura – Nombre del Cliente/Razón Social.
3. Contenido de la Solicitud: Incluya los siguientes datos completos:
   • Razón Social o nombre del del establecimiento.
   • NIT o Cédula de Ciudadanía.
   • Nombres y apellidos completos del funcionario solicitante.
   • Dirección, teléfono y correo electrónico de contacto.
   • Número de factura de compra.
   • Descripción de los productos, referencias y cantidades.
   • Motivo detallado de la solicitud (ej. "Garantía por defecto del producto", "Error en envío - referencia equivocada", "Derecho de retracto").
   • Evidencia: Anexe copia de la factura de compra y evidencia fotográfica y/o videos que soporten el motivo de su solicitud.

Nota: Nuestros representantes de ventas no están autorizados para recibir mercancía física, ni para aceptar o negar solicitudes. Todas las solicitudes deben ser tramitadas por el canal oficial contacto@coldental.com

4. Proceso de Gestión de Devoluciones y Garantías

COLDENTAL S.A.S. se compromete a la siguiente gestión de su solicitud:

4.1. Verificación y Autorización:

• COLDENTAL S.A.S. verificará la solicitud y la información.
• Se le notificará la confirmación de recibido de su correo en los tres (3) días hábiles siguientes a la recepción del correo y se notificará el proceso a seguir para el trámite de Devolución/Garantía. Para solicitudes de Reembolso, la respuesta será en cinco (5) días hábiles.
• Si la solicitud es autorizada, se le enviarán instrucciones sobre cómo proceder con el envío del producto a nuestras instalaciones
• Productos no autorizados: Aquellos productos recibidos sin solicitud y autorización previa serán dejados a disposición del cliente para su recolección. Pasados quince (15) días hábiles desde su llegada, COLDENTAL S.A.S. podrá disponer de ellos sin ninguna obligación de reconocer valor al cliente.

4.2. Envío del Producto a COLDENTAL S.A.S.:

• Solo se recibirá mercancía devuelta en las instalaciones de COLDENTAL S.A.S. si la solicitud ha recibido una respuesta positiva y una autorización previa por escrito (correo electrónico).
• Debe informar al proceso de almacén el número de guía y la fecha del envío.
• Se debe tramitar el envío de mercancía del producto a COLDENTAL máximo en los quince (15) días siguientes a la notificación.

4.3. Inspección y Diagnóstico Técnico (Proceso de Garantía):

• Nuestro equipo de calidad y dirección técnica procederá a la inspección y verificación del producto para determinar si cumple con las condiciones de aceptación y si el defecto o la novedad reportada son válidos.
• Se verificará la vigencia del período de garantía del dispositivo si aplica.
• Si la devolución/garantía es negada, se comunicarán las razones detalladas al cliente y al Ejecutivo Comercial vía correo electrónico.

4.4. Resolución de la Solicitud:

• Si la devolución o garantía es aceptada, COLDENTAL S.A.S. procederá a la reposición, cambio o reembolso correspondiente, según el tipo de solicitud y los derechos del consumidor:
  • Reposición/Cambio de Mercancía: Se gestionará un cambio "mano a mano" de mercancía, preferiblemente del mismo lote o características (si aplica y está disponible), iniciando el trámite en los tres (3) días hábiles siguientes a la recepción y aceptación de la mercancía.
• Reembolso de Dinero: Si corresponde la devolución del dinero (por garantía legal cuando no se pueda reparar/cambiar, o por derecho de retracto), el reembolso se efectuará en un plazo máximo de treinta (30) días calendario desde la aceptación de la garantía o el ejercicio del derecho de retracto. El reembolso se realizará mediante transferencia electrónica a la cuenta bancaria del titular de la compra. No se realizarán reembolsos en efectivo ni a cuentas de terceros.
• Se podrán aplican descuentos por comisiones o gastos bancarios que dieran lugar.
• Nota Crédito: Podrá emitirse una nota crédito aplicable a una factura actual o futura solamente si el cliente la acepta expresamente en lugar de la devolución de dinero.

5. Exclusiones de Garantía Legal

La concesión de garantía no aplicará en los siguientes casos:

• Cuando los defectos o daños hayan sido ocasionados por uso o almacenamiento inadecuado, manipulación indebida, uso distinto al especificado para el dispositivo o equipo médico, o por haber sido sometido a esfuerzos y desgastes superiores para los que fue diseñado.
• Cuando los defectos o daños sean consecuencia del desgaste normal o natural del bien, esperable por su uso o el transcurso del tiempo.
• Cuando el dispositivo haya sido expuesto a elementos nocivos (ácidos, químicos, fuego, líquidos no recomendados) de manera accidental o intencional.
• Cuando el dispositivo haya sido modificado o reparado por personal no autorizado por COLDENTAL S.A.S., o se hayan agregado partes o componentes no originales.
• Cuando los dispositivos no se encuentren en adecuadas condiciones sanitarias e higiene para su revisión, en cuyo caso no se recibirán.

6. Consideraciones Adicionales

• Baja Rotación de Productos: COLDENTAL S.A.S. no acepta devoluciones por baja rotación de productos por parte del cliente.
• Solicitudes de Garantía: La radicación de la solicitud no implica el otorgamiento automático de la garantía. COLDENTAL S.A.S. se compromete a realizar una valoración técnica completa para identificar las causas de las fallas y dar un diagnóstico oportuno.
• Definición de Garantía en Cotizaciones: La garantía que concede COLDENTAL S.A.S. para cada producto está definida desde el inicio de nuestras relaciones comerciales, donde se especifican las condiciones, el tiempo que ampara la garantía y sus exclusiones.

En COLDENTAL S.A.S. estamos comprometidos con la calidad, la transparencia y la atención al cliente, garantizando el pleno cumplimiento de la normativa vigente y la satisfacción de quienes confían en nuestros productos. Esta política será revisada y actualizada periódicamente.